✿ vier instellingen
Drie uur voor je zaak, en je hebt vooral mails gelezen
Zaterdagmorgen, het huis stil, koffie, laptop open. Ik had drie uur voor mijn zaak. Op mijn lijstje stonden een LinkedIn-post, twee offertes en de tekst voor mijn website die al drie weken half af stond. Om twaalf uur was geen van de drie gedaan.
Wat ik wel gedaan had, was mails lezen. Ik was alleen even in Gmail gaan kijken of er iets dringends tussen zat. Tussen de bevestigingen van TidyCal, de meldingen van Squarespace en zes nieuwsbrieven zaten twee mails van klanten. Die opende ik, en eentje markeerde ik om later te beantwoorden. Toen zag ik een boeking van vrijdag die niet in mijn agenda stond. Dus TidyCal open, wachtwoord, code via mijn gsm, agenda erbij. De boeking stond er wel, in mijn andere Google-agenda. Ik heb ze verplaatst. Toen was het halfelf, en de rest van de morgen ging ongeveer zo verder.
Ik heb lang gedacht dat dat aan mij lag. Minder snel afgeleid zijn, eerst je lijstje doen, niet telkens in je mailbox kijken. Allemaal geprobeerd. Die boeking stond intussen nog altijd in de verkeerde agenda, die meldingen bleven komen, en de facturen van mijn leveranciers zat ik nog altijd zelf uit mijn mail naar mijn boekhouding te slepen.
Het duurde een tijd voor ik zag wat er eigenlijk gebeurde.
Ik was de koppeling tussen mijn tools geworden
Mijn agenda wist iets wat mijn boekingstool niet wist. Mijn mailbox besliste mee waar mijn aandacht naartoe ging. Elke keer als de btw-aangifte eraan kwam, wist ik dat ik drie mailboxen ging moeten doorspitten op zoek naar de facturen van dat kwartaal. En de facturen die ik zelf gestuurd had, bleven wekenlang in mijn achterhoofd hangen tot ik ging kijken of ze betaald waren.
Mijn zaak was niet slecht georganiseerd. Er waren alleen overal kleine tussenstapjes blijven hangen, en bij elk daarvan was ik degene die moest onthouden, controleren, kopiëren of opvolgen.
Sindsdien stel ik mezelf één vraag zodra ik iets voor de zoveelste keer doe: waarom moet ik hier eigenlijk tussen zitten. Vaker dan ik dacht is het antwoord dat het niet hoeft. Zonder nieuwe tool en zonder schema met zeventien pijltjes. Meestal volstaat het om één keer goed in te stellen wat je al hebt.
Hieronder staan vier van die instellingen. Vier dingen die daarna niet meer elke week jouw aandacht nodig hebben. Doe er vandaag één. De andere drie kunnen volgende week.
❀
Vier dingen die je niet meer zelf hoeft te onthouden
Als je iets telkens opnieuw moet controleren, sorteren, overtypen of najagen, kijk dan eerst of de software die je al hebt dat niet zelf kan. Niet alles moet geautomatiseerd worden. Het gaat erom dat jouw hoofd geen onderdeel van je software is.
✿ Zo gaat het nu.
Je hebt een werkagenda en een privé-agenda. Iemand boekt via je link, en daarna kijk jij toch nog even na of er nergens iets dubbel staat. Of je stuurt na elke boeking ongeveer dezelfde mail, met de vraag om vooraf de website door te sturen en te laten weten waar de afspraak over moet gaan. Dat lijkt klein, tot je het voor de twintigste keer doet.
✿ Haal jezelf ertussenuit.
Open je boekingstool en kijk twee dingen na.
Eén: in welke agenda's kijkt hij als hij bepaalt of jij vrij bent. In TidyCal kan je bij je gekoppelde agenda's aanduiden welke hij moet uitlezen, en daarnaast kies je één agenda waarin nieuwe afspraken terechtkomen. Dus: nieuwe boekingen komen in je werkagenda, en je privé-agenda telt wel mee bij het controleren op conflicten. Je privé-afspraak blijft privé. Je boekingstool hoeft alleen te weten dat je dan niet beschikbaar bent.
Twee: welke informatie vraag je nu achteraf nog zelf. Zet die vragen meteen in je boekingsformulier. Wat is je website, waar loop je op vast, wat wil je na de afspraak helder hebben. En als je tool zelf een bevestiging of een herinnering kan sturen, laat hem dat dan ook doen.
✿ Test het.
Zet een afspraak in je tweede agenda en kijk of dat tijdstip nog geboekt kan worden. Boek daarna zelf een testafspraak en kijk of alle informatie binnenkomt zonder dat je nog een mail moet sturen.
Vanaf nu hoef je geen agenda's meer naast elkaar te leggen, niet meer dezelfde praktische mail te sturen, en geen informatie meer achteraf bijeen te zoeken.
✿ Zo gaat het nu.
Je opent Gmail om één klant te antwoorden. Bovenaan staan intussen een boekingsbevestiging, een melding van je website, drie nieuwsbrieven, een factuurmelding en iets waar "dringend" bij staat maar wat dat niet is. Tien minuten later weet je niet meer waarvoor je Gmail opende.
✿ Haal jezelf ertussenuit.
Begin niet met een groot filter op alles wat noreply heet. Kies de drie automatische afzenders die het vaakst tussen je echte mails staan. TidyCal, Squarespace, Canva, je nieuwsbriefsoftware, of een andere tool die je voortdurend meldingen stuurt. Open één mail van zo'n afzender en kies in Gmail bij de drie puntjes Berichten zoals deze filteren. Gmail toont dan welke mails hij gevonden heeft. Als die selectie klopt, maak je een filter en kies je Inbox overslaan en Label toepassen, met een nieuw label Meldingen. Doe hetzelfde voor twee andere vaste afzenders.
Eén uitzondering: beveiligingswaarschuwingen, betalingen en mails waarop je meteen moet kunnen ingrijpen laat je in je inbox. Je wil je klanten bovenaan en de machines daaronder. Meer is het niet.
✿ Test het.
Open Gmail morgenvroeg. Als je bovenaan alleen nog mensen ziet en de machines onder het label Meldingen staan, werkt het.
Vanaf nu hoef je niet meer bij elke melding te beslissen of je er iets mee moet. Die beslissing neem je één keer, en daarna onthoudt Gmail ze.
✿ Zo gaat het nu.
Je leverancier heeft de factuur digitaal verstuurd. Gmail heeft hem al. Je boekhouding heeft hem nodig. En jij zit daar nog tussen met een Downloads-map: mail openen, pdf downloaden, boekhoudpakket openen, uploaden, bestand zoeken, toevoegen. Elke maand, voor Squarespace, Canva, je telefoon en de rest. De week voor je btw-aangifte zit je die map te doorzoeken naar wat je nog niet had opgeladen.
✿ Haal jezelf ertussenuit.
Ik beschrijf het voor Accountable, omdat ik dat zelf gebruik. Andere pakketten hebben vaak iets gelijkaardigs; zoek in hun help naar "aankoopfacturen per e-mail". Billit werkt op dezelfde manier. Heb je geen pakket, gebruik dan het mailadres van je boekhouder en volg vanaf stap drie.
Eén: kijk welk mailadres Accountable van jou kent. Facturen moeten vertrekken van het adres waarmee je inlogt. Gebruik je een ander adres voor je facturen, voeg dat dan toe onder Account, Instellingen, Persoonlijke gegevens, Alternatieve e-mail. Daar passen er drie.
Twee: stuur eerst één factuur met de hand door naar kosten@accountable.eu. De eerste keer krijg je een bevestigingsmail terug; bevestig die. Na twee of drie minuten staat de factuur onder Kosten, Te valideren uitgaven. Controleer leverancier, bedrag en btw, en valideer. Pdf's werken, en een gewone mail zonder bijlage meestal ook. Let op: inkomsten@accountable.eu bestaat ook, maar dat is voor je eigen verkoopfacturen. Voor wat jij moet betalen is het kosten@.
Drie: zet dat adres in Gmail als doorstuuradres. Tandwiel, Alle instellingen bekijken, Doorsturen en POP/IMAP, Een doorstuuradres toevoegen, en daar kosten@accountable.eu. Gmail wil dat adres eerst bevestigd zien; die bevestiging komt bij Accountable terecht, en hun helpartikel over Gmail legt uit hoe je ze afrondt. Zet daarna het algemene doorsturen niet aan. Anders vliegen je klantmails en wachtwoordresets mee. Alles gaat via filters, en verder niets.
Vier: maak één filter voor één leverancier. Open een echte factuurmail, drie puntjes, Berichten zoals deze filteren. Maak het criterium precies: de afzender plus een woord dat altijd in het onderwerp staat, zoals factuur, invoice of receipt. Dezelfde leverancier stuurt ook wachtwoordmails en productnieuws, en die wil je niet in je boekhouding. Klik eerst op Zoeken en kijk wat Gmail vindt. Zijn het alleen facturen, dan Filter maken, Doorsturen naar, kosten@accountable.eu. Laat de originele mail gewoon staan. Hang er eventueel een label aan, Naar Accountable, zodat je later ziet wat er vertrokken is.
✿ Test het.
Wacht op de volgende factuur van die leverancier. Staat ze na een paar minuten bij Te valideren uitgaven en klopt de herkenning, dan voeg je leverancier twee toe. Filters sturen alleen nieuwe mails door, dus wat er al lag stuur je nog één keer zelf. Mailt een leverancier alleen een link naar een klantenportaal, dan blijft die ene handmatig.
Vanaf nu hoef je niets meer te downloaden en niets meer op te laden. De factuur gaat van je leverancier via Gmail naar je boekhouding, en het enige wat jij nog doet is valideren.
✿ Zo gaat het nu.
Je stuurt een factuur. Twee weken later schiet ze je ineens weer te binnen. Dus bank-app open, factuur zoeken, vervaldatum nakijken, nog niet betaald, mail sturen. Die mail op zich is twee minuten werk. De weken ervoor, waarin jij moest onthouden dat die factuur nog openstond, zijn het echte werk.
✿ Haal jezelf ertussenuit.
Open je facturatietool en zoek naar betalingsherinneringen, automatische herinneringen of reminders. De meeste facturatietools kunnen zelf opvolgen wanneer een factuur over tijd gaat. Stel een eerste herinnering in, enkele dagen na de vervaldatum, en pas de tekst aan zodat hij nog altijd als jij klinkt. Bijvoorbeeld:
Dag [naam], even een seintje omdat factuur [nummer] nog als openstaand staat. Misschien is ze aan je aandacht ontsnapt. Als je al betaald hebt, mag je deze mail negeren.
Meer hoeft dat niet te zijn.
✿ Test het.
Maak een testfactuur als je tool dat toelaat, of kijk bij je volgende factuur na of de herinnering goed staat.
Vanaf nu hoef je niet meer te onthouden wie nog moet betalen, geen vervaldatums meer na te kijken en geen herinneringen meer te schrijven. Je komt er pas aan te pas als er echt iets aan de hand is.
✿ Als je de smaak te pakken hebt
Gebruik je Squarespace, dan kan je contactformulier zelf een lijst bijhouden. Nu krijg je een mail per aanvraag en kopieer je naam, mailadres en vraag ergens naartoe. Open het formulier op je website, ga naar de opslaginstellingen, koppel Google Drive en laat Squarespace een spreadsheet aanmaken. Elke inzending komt daar als een rij bij, en je mailmelding blijft gewoon bestaan. Vul je eigen formulier één keer in als test en kijk of de rij verschijnt. Wix en de meeste andere bouwers hebben iets gelijkaardigs onder Inzendingen.
Wat je hierna zelf gaat zien
Deze vier instellingen zijn voorbeelden. In jouw zaak zitten waarschijnlijk nog een heleboel kleine momenten waarop jij de koppeling bent. Je hoeft daar deze week niets aan te veranderen. Let alleen eens op wanneer je een van deze vijf dingen tegen jezelf zegt.
Als je zo'n moment tegenkomt, zoek dan niet meteen naar een automatisering. Kijk eerst waarom deze stap nog bij jou terechtkomt. Misschien volstaat een instelling of een slimme filter. Of moeten twee tools beter samenwerken. En soms levert automatiseren vooral extra gedoe op en is handmatig gewoon de beste oplossing.
Als je intussen vijf andere tussenstapjes gevonden hebt
Dan hoef je niet zelf uit te zoeken welke tool, koppeling of automatisering daarbij past. In een Uitpluissessie laat je mij zien hoe een stukje van je zaak nu loopt. Ik kijk waar jij aan het onthouden, klikken, kopiëren, controleren of najagen bent zonder dat het nodig is. Je krijgt een plan op één blad: wat kan weg, wat kan eenvoudiger, wat kan met elkaar praten, en waar je beter zelf aan het stuur blijft.
Boek een Uitpluissessie45 minuten · 75 euro excl. btw
Wat je afvinkt, blijft in je eigen browser staan en gaat nergens naartoe. Sluit je dit tabblad, dan staat het er morgen nog.
Groetjes, Katrien